Digitale Gehaltsabrechnungen: Bundesarbeitsgericht stärkt Arbeitgeberrechte

Digitale Gehaltsabrechnungen: Bundesarbeitsgericht stärkt Arbeitgeberrechte 

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit seinem Urteil vom 28. Januar 2025 (Az.: 9 AZR 48/24) eine richtungsweisende Entscheidung getroffen: Arbeitgeber dürfen Entgeltabrechnungen rein digital zur Verfügung stellen. Damit wird die Digitalisierung im Personalwesen weiter vorangetrieben und das klassische Papierformat schrittweise abgelöst. 

Hintergrund des Falls 

Die Klägerin, eine Verkäuferin in einem Einzelhandelsunternehmen, widersprach der digitalen Bereitstellung ihrer Gehaltsabrechnungen und forderte weiterhin eine Zustellung in Papierform. Grundlage für die digitale Bereitstellung war eine Konzernbetriebsvereinbarung, die regelte, dass sämtliche Personaldokumente über ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach abrufbar sind. Das Landesarbeitsgericht Niedersachsen gab der Verkäuferin zunächst recht, da die digitale Bereitstellung nicht als ordnungsgemäße Erteilung der Abrechnung gewertet wurde. 

Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts 

Das Bundesarbeitsgericht hob das Urteil der Vorinstanz auf und stellte klar, dass die elektronische Bereitstellung der Entgeltabrechnung die gesetzlich vorgeschriebene Textform nach § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO erfüllt. Dabei argumentierte der Neunte Senat, dass der Anspruch auf eine Gehaltsabrechnung eine sogenannte Holschuld sei. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer selbst für den Abruf der Abrechnung verantwortlich ist, solange der Arbeitgeber diese ordnungsgemäß bereitstellt. 

Verpflichtungen für Arbeitgeber 

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass alle Beschäftigten Zugang zu ihren digitalen Abrechnungen haben. Falls ein Arbeitnehmer privat nicht über ein entsprechendes Endgerät oder Internetzugang verfügt, muss das Unternehmen alternative Möglichkeiten bereitstellen, beispielsweise durch Einsicht und Ausdruck der Dokumente im Betrieb. 

Bedeutung für Arbeitnehmer und Unternehmen 

Das Urteil bietet Unternehmen eine erhebliche Erleichterung bei der Lohnabrechnung, da der Papieraufwand entfällt und Prozesse effizienter gestaltet werden können. Arbeitnehmer müssen sich darauf einstellen, dass Gehaltsabrechnungen zunehmend digital zur Verfügung gestellt werden. 

Offene Fragen zur Mitbestimmung 

Ein Aspekt bleibt jedoch ungeklärt: Inwieweit ein Konzernbetriebsrat über die Einführung digitaler Mitarbeiterpostfächer mitbestimmen darf. Dies muss nun vom Landesarbeitsgericht weiter verhandelt werden. 

Fazit 

Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts markiert einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung der Arbeitswelt. Arbeitgeber dürfen ihre Entgeltabrechnungen digital zur Verfügung stellen, müssen jedoch sicherstellen, dass alle Arbeitnehmer Zugang zu den Dokumenten haben. Arbeitnehmer sollten sich auf diesen Wandel einstellen, da die klassische Gehaltsabrechnung in Papierform zunehmend der Vergangenheit angehört.