Ihr arbeitet in einer Organisation, die agilen Methoden gegenüber (noch) nicht aufgeschlossen gegenüber steht? Ihr merkt, dass in Eurer Art wie Ihr (zusammen-)arbeitet etwas nicht stimmt? Gefühlt kommt ihr nicht weiter und stolpert immer wieder über ähnliche Probleme? Dann habe ich hier ein paar Hacks für Euch, wie Ihr Eure Arbeit in kleinen Schritten etwas anders gestalten könnt. Durch die Anwendung der Hacks versetzt Ihr Euch in die Lage erste Schritte in Richtung einer agilen Firmenkultur zu machen und Eure Zusammenarbeit nachhaltig zu verbessern. Alle Hacks können losgelöst von den anderen umgesetzt werden und tuen niemandem weh.
Jede große Reise beginnt mit einem kleinen Schritt
Konfuzius
Eines der Kernprinzipien von Kanban ist: Visualisierung. Ihr müsst jetzt nicht gleich ein komplettes Kanban System einführen, für den Anfang reicht es erstmal Eure Arbeit und Euren Workflow mit Krepp-Band und Post-Its an einer freien Wand zu visualisieren. Dafür klebt Ihr vertikale Spalten ab, benennt die Spalten entsprechend Eurer Arbeitsschritte (im einfachsten Fall reicht erstmal „Todo“, „In Arbeit“, „Fertig“). Danach schreibt Ihr alle Tasks, an denen Ihr aktuell arbeitet und die in den nächsten Tagen bearbeitet werden müssen auf Post-Its (grobe Titel reichen für den Beginn) und klebt Sie an die Wand (in die entsprechenden Spalten). Schon ist jeder, der sich die Wand anschaut darüber informiert, woran Ihr gerade arbeitet und was in den nächsten Tagen so alles zu tun ist. Oft wirkt es Wunder physikalisch zu sehen, an was alles gerade gearbeitet wird!
Wer kennt das nicht, das Meeting plätschert so dahin, die Agenda (wenn es denn eine gab), ist schon lange weggelaufen, es wird nur um den heißen Brei gequatscht und niemand kommt auf den Punkt. Versucht einfach mal alle Meetings konsequent im Stehen abzuhalten (sofern niemand gesundheitliche Einschränkungen hat, dann sind Ausnahmen natürlich möglich). Durch das Stehen wird sich Eure Meeting Kultur sofort ändern. Ihr werdet fokussierter und zielgerichteter arbeiten, da es auf Dauer doch etwas unbequem wird zu stehen.
Veranstaltet jeden Tag, nachdem alle Kollegen im Büro sind, ein 15 Minuten langes Standup Meeting. In diesem Meeting beantwortet jeder folgende drei Fragen:
Dadurch ist innerhalb von 15 Minuten jeder im Team darüber informiert, an was die Kollegen aktuell arbeiten und was für Probleme sie haben. Evtl. haben andere im Team schon mal ähnliche Probleme gelöst oder haben Ideen, was man zur Lösung machen könnte. Jeder hat die Möglichkeit in einem standardisierten Rahmen Rat und Hilfe zu bekommen und zu geben.
Wie oft habe ich schon erlebt, dass in einem Team Aufgaben verteilt wurden, alle angefangen haben diese abzuarbeiten und irgendwann mit den Ergebnissen wieder zusammen gekommen sind. Häufig passiert es, dass jeder nur sein individuelles Aufgabenpaket im Kopf hat und das große Ganze aus den Augen verliert. Dazu kommt, dass Ihr so nach und nach Inselwissen im Team haben werdet. Das heisst, dass jeder irgendwelches Spezialwissen hat und die anderen über diese Themen gar nichts wissen. Im Fall von Krankheit oder Urlaub kann das ganz schnell zum Problem für Euer Team werden.
Deshalb mein Tipp, versucht nach Möglichkeit gemeinsam an Aufgaben zu arbeiten. Nehmt Euch für den Anfang jeden Tag eine Aufgabe, die Ihr zu zweit löst. Ihr werdet schnell feststellen, dass die Arbeit nicht nur einfacher sondern auch spaßiger wird. Ihr werdet durch den ständigen Austausch über Eure Aufgabe neue Aspekte erkennen und durch die Impulse Eures Partners immer wieder etwas neues lernen, was Ihr in Einzelarbeit nicht getan hättet. Ein zusätzlicher Nebeneffekt: Ab jetzt wissen immer mindestens zwei Teammitglieder über die Themen Bescheid.
Bevor Ihr mit der Arbeit anfangt, versucht einmal kurz die Anforderung aus Benutzersicht formulieren. Als Format bieten sich User Stories an. Eine User Story ist immer folgendermaßen aufgebaut: Als … möchte ich … um … Beispiel: Als Kunde der Deutschen Bahn möchte ich meine Fahrkarte online kaufen, um mich nicht am Schalter anstellen zu müssen. Es gibt also immer jemanden, der etwas machen möchte um ein Bedürfnis zu erfüllen.
Viele Aufgaben werden viel klarer, wenn man versteht, was der User damit bezwecken möchte und warum er etwas machen sollte. Weitere Aspekte dieser Vorgehensweise ist, dass Ihr sowohl Empathie für Eure Nutzer / Kunden erzeugt und sie dadurch besser versteht und spätestens wenn es um irgendeine Art der Priorisierung geht wird es viel einfacher zwischen wirklich wichtigen Anforderungen und ehr weniger wichtigen Anforderungen zu unterscheiden.
Was häufig im Arbeitsalltag untergeht, ist es Dinge zu feiern und stolz auf das zu sein, was man erreicht hat. Auch hier muss es nicht ein großer Event mit der ganzen Firma sein. Als erster Schritt könnte sein sich bei der Erreichung eines Meilensteins, eines fertigen Features, eines gelungenen Workshops, ein neu gewonnener Kunde einfach mal zurücklehnen und Euch gegenseitig auf die Schulter klopfen und Euch sagen, dass Ihr einen echt geilen Job gemacht habt! Fühlt sich gut an, oder?
Noch wichtiger als Eure Erfolge zu feiern ist es, dass Ihr Eure Fehler feiert. Nur durch vermeintliche Fehler lernt man Neues.
Ich bin nicht gescheitert. Ich kenne jetzt 1000 Wege, wie man keine Glühbirne baut.
Thomas Alva Edison
In dem Moment wo Ihr es zulasst Euch für einen Fehler den Ihr gemacht, eine (im Nachhinein) falsche Entscheidung getroffen habt zu feiern, habt Ihr den wichtigsten Schritt unternommen ein experimentier- und innovationsfreudiges Umfeld zu schaffen. Schafft Euch im Büro eine Stelle an der Wand an der Ihr jedes Mal, wenn Ihr etwas gewagt habt, was nicht funktioniert hat, eine Karte aufhängt auf der steht, was Ihr gerade gelernt habt. Am Ende einer Woche teilt Ihr Eure Erfahrungen mit Eurem Team.
Sofern Ihr bereits angefangen habt Eure aktuelle Arbeit zu visualisieren werdet Ihr wahrscheinlich schon festgestellt haben, dass Ihr an ziemlich vielen Dingen gleichzeitig arbeitet. Die Gründe dafür können vielfältig sein, ich möchte aber hier nur kurz auf die Konsequenz eingehen. Stellt Euch vor, Ihr habt drei Aufgaben, die Ihr erledigen müsst. Jeder dieser Aufgaben dauert ungefähr drei Tage. Ihr fangt heute mit der ersten Aufgabe an und schließt sie übermorgen ab, danach Aufgabe zwei usw. Ihr habt also nach drei Tagen Aufgabe A, nach sechs Tage Aufgabe B und nach 9 Tagen Aufgabe C erledigt.
Wenn Ihr jetzt versucht alles mehr oder weniger parallel zu machen (tatsächlich geht das gar nicht, ihr arbeite immer sequentiell und wechselt ständig zwischen den Aufgaben) passiert folgendes, Ihr arbeitet einen Tag an A, einen Tag an B und einen Tag an C, danach wieder einen Tag an A, einen an B usw. Das Ergebnis ist, nach drei Tagen (an dem Tag, an dem Aufgabe A im ersten Beispiel fertig war), habt Ihr drei zu 33% abgeschlossene Aufgaben, an Tag sechs (dort wurde B fertiggestellt) drei zu je 66% abgeschlossen und an Tag 7 stellt Ihr das erste Mal etwas fertig, also ganze vier Tage später als hättet Ihr die Dinge hintereinander abgearbeitet. Aufgabe C ist übrigens immer noch an Tag 9 fertig, A und B haben sich aber massiv nach hinten verzögert.
Deshalb mein Tipp, fangt damit an, erst neue Aufgaben, zu beginnen wenn die aktuelle Aufgabe abgeschlossen ist. Ihr werdet eh nicht schneller damit fertig könnt aber fokussierter an Euren Themen arbeiten.
Allen agilen Methoden ist es gemein, dass man in regelmäßigen Zyklen darüber reflektieren, was gut gelaufen ist und was man besser machen kann. Das kann man natürlich auch machen, ohne auf eine dedizierte agile Methode zu setzen. Stellt Euch in regelmäßigen, nicht zu langen Abständen einen Termin ein (für den Anfang reicht sogar schon 1 Stunde alle 4 Wochen) und reflektiert darüber, was Euch in den letzten Wochen positiv aufgefallen ist, was Ihr gerne zukünftig anders machen würdet und wo in Euren Augen dringender Handlungsbedarf besteht etwas komplett zu verändern. Sammelt diese Punkte und überlegt Euch 1-2 Maßnahmen was Ihr bis zum nächsten Mal ausprobieren wollt. Es müssen nicht direkt riesengroße Sachen sein, die Ihr verändert. Konzentriert Euch zunächst auf die einfachen, kleinen Dinge, denn auch viele kleine Maßnahmen ergeben irgendwann eine große Verbesserung.
Kennt Ihr weitere Hacks? Braucht Ihr Unterstützung bei der Umsetzung oder Impulse für den nächsten Schritt?
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