Warum es Sinn macht Ziele und Rahmenbedingungen zu setzen, aber keine Lösungen vorzugeben

In vielen Projekten und Organisationen ist es Usus, dass bevor die Entwicklungsarbeit startet es genaue Vorgaben sowohl über das „Was“ als auch das Wie“ erstellt werden. Diese Vorgaben werden dann in die Entwicklung gegeben und müssen dort dann umgesetzt werden. Bei diesem Vorgehen besteht dann häufig die Problematik, dass die sinnvollsten, einfachsten Lösungen, die das „Was“ ebenso gut erreichen würden nicht umgesetzt werden können, weil es durch das vorgegebene „Wie“ schon exakt eine Lösungsvorgabe gibt. Im folgenden werden die verschiedenen Herangehensweisen anhand eines Beispiels erläutert.

Wir müssen den Fluss überqueren, baut eine Brücke

Der Auftrag an das Team ist, dass bis morgen ein Fluss zu überqueren ist und zu diesem Zweck eine Brücke gebaut werden soll. Hinzu kommt noch die Rahmenbedingung, dass für dieses Vorhaben nur Baumstämme und Seile als Material zur Verfügung stehen.

Aus dem Ziel, den Rahmenbedingungen und der vorgegeben Lösung folgt, dass sich das Team nun überlegen muss, wie es bis morgen aus Baumstämmen und Seilen eine Brücke bauen kann. Bei der Arbeit des Teams kann jetzt häufig folgendes beobachtet werden: Das eigentliche Ziel (über den Fluss zu kommen) wird vollkommen ausgeblendet und gerät komplett aus dem Fokus. Das Team wird sich fortan nicht mehr mit dem eigentlichen Ziel (über den Fluss zu kommen) sondern mit dem Herstellen der vorgegebenen Lösung beschäftigen. Das Ziel wird evtl. mit der Zeit komplett in Vergessenheit geraten. Im schlimmsten fall wird das Team komplett demotiviert, weil Sie eine Lösung bauen müssen, an die sie nicht glauben und für die sie keine Experten sind. Das Ergebnis wird wahrscheinlich auch dementsprechend sein.

Zusätzlich sollte man sich auch folgende Fragen stellen:

• Kann mit diesen Rahmenbedingungen tatsächlich eine Brücke gebaut werden oder gäbe es hier sinnvollere Möglichkeiten wie bspw. ein Floß?
• Kann so die qualitativ hochwertigste Lösung gebaut werden oder wird einfach nur schnell was zusammengestellt, was so gerade das die Vorgaben erfüllt? Wäre die Brücke tatsächlich nutzbar?
• Gibt es im Team wirklich Leute, die sich mit Brücken auskennen oder ist es ein Team voll mit Bootsbauern?

Aber was könnte man konkret ändern um das Team mehr mit einzubinden, Kreativität zu fördern und unter den Rahmenbedingungen die bestmögliche Lösung für unser Problem zu finden?

Sorgt dafür, dass wir den Fluss überqueren können

Das Team kann bei dieser Vorgabe komplett autonom entscheiden wie das Ziel am sinnvollsten erreicht wird. Es kann bspw. eine Brücke, ein Floß, ein Boot, eine Seilbahn usw. gebaut werden. Die geschaffenen Lösung wird die, in den Augen des Teams, bestmögliche und sinnvollste Lösung sein, im Hinblick auf Zusammensetzung des Teams, Know-How, zur Verfügung stehende Ressourcen möglich ist.

Die gegebenen Rahmenbedingungen (es stehen nur Seile und Baumstämme zur Verfügung und wir müssen das Ziel bis morgen erreichen) bedeuten zwar, dass sich das Team in seiner Lösungsfindung einschränken muss, aber mit großer Wahrscheinlichkeit eine funktionierende Lösung bis morgen liefern wird.

Warum müssen wir eigentlich über den Fluss?

Um die maximale Identifikation und Motivation beim Team zu erzeugen müssen sie auch den Grund für die Flussüberquerung kennen, also warum müssen wir den Fluss eigentlich überqueren. Werden die Gründe nicht kommuniziert fehlt eventuell eine essentielle Information um die sinnvollste Lösung zu finden. Im schlimmsten Fall wird auch hier die Motivation wieder sinken, weil es schwer fällt sich mit dem Ziel zu identifizieren, vor allem, wenn die Gründe nicht direkt auf der Hand liegen. Durch die Kommunikation der Gründe und das Offen lassen der Lösung werden sowohl die Kreativität als auch die Motivation des Teams steigen, da dem Team die Autonomie gegeben wird aus Ihrer (Experten-)Sicht die unter den Rahmenbedingungen beste Lösung zu schaffen.

Fazit

Um das bestmögliche aus Teams herauszuholen, die bestmöglichen Lösungen unter gegebenen Rahmenbedingungen zu finden sollte immer das Ziel sein, den Lösungsraum nicht schon im Vorfeld durch konkrete Vorgaben an die zu erstellende Lösung einzuschränken. Zusätzlich ist es essentiell dem Team so viele Informationen wie möglich zur Verfügung zu stellen, die mit der Entscheidung ein Ziel zu erreichen verbunden sind.