Umgang mit Transparenz – was man beachten sollte, wie man sie einführt und was sie zunichte macht

01.11.2019Transparenz ist einer der Stützpfeiler der Agilität. Ohne Transparenz ist eine empirische Prozessteuerung nicht möglich. Wenn relevante Informationen fehlen, wird es für selbstorganisierte Teams nahezu unmöglich die richtigen Entscheidungen zu treffen. Scrum bspw. macht durch seine Events und Artefakte die Arbeit des Scrum Teams maximal transparent. Doch Transparenz ist ein zweischneidiges Schwert. Richtig eingesetzt kann sie ein Unternehmen in neue Dimensionen katapultieren, sie kann aber überfordern oder missbraucht werden. Warum das so ist, erläutere ich in diesem Artikel.

Transparenz legt Probleme offen

Durch gesteigerte Transparenz werden alle Probleme schonungslos offengelegt. Ein beliebter Satz, den ich immer wieder in Richtung von agilen Teams höre ist: „Ihr kommt ja immer nur mit Problemen seitdem Ihr agil arbeitet!“. In den meisten Fällen stimmt das auch ist aber nur die halbe Wahrheit. Viele von diesen Problemen waren auch schon da bevor agil gearbeitet worden ist. Durch die gestiegene Transparenz werden diese Probleme nur sehr viel schneller sichtbar. Die regelmäßigen Feedbackschleifen sorgen dafür, dass die Probleme in entsprechend kurzen Zyklen ans Tageslicht komme. Die Sichtbarkeit sorgt dann dafür, dass sich die Probleme nicht mehr, wie früher, auf die lange Bank schieben und im Zweifelsfall aussitzen lassen. Man muss die Probleme lösen!

Informationen sind Macht

Besonders im mittleren Management lässt sich beobachten, dass Informationen als Machterhaltungsinstrument eingesetzt werden. Die Vorgesetzten geben Ihren Untergebenen nur so viele Informationen weiter, wie diese benötigen um Ihren Job zu erledigen. Meistens ist es eher die Menge an Informationen, von der sie meinen, dass sie benötigt wird. Das gleiche Spiel läuft auch unter Kollegen und zwischen Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten. Sie fungieren also als eine Art Informationsbroker, der Informationen filtert, anreichert, verändert wie es ihm gerade am sinnvollsten erscheint. In vielen Fällen ist das nicht mal böse gemeint sondern einfach nur über Jahre erlerntes Verhalten. Dieses Verhalten gilt es aufzulösen! Werden Entscheidungen aufgrund falscher Daten und Annahmen getroffen ist das nicht nur unschön sondern schadet dem Unternehmen auch nachhaltig,

Entscheidungen hinter verschlossenen Türen

Was Du nicht willst, dass man Dir tu‘, das füg auch keinem anderen zu

Wenn man von seinen Mitarbeitern Transparenz in allen Belangen erwartet, muss man getreu dem Grundsatz „Lead by Example“ selber mit guten Beispiel voran gehen. Problematisch ist es, wenn man weiterhin alle Entscheidungen hinter verschlossenen Türen trifft und hinterher nur über das Ergebnis informiert. Ändern sich die Richtungen von Entscheidungen öfters, erweckt man schnell den Eindruck sprung- und launenhaft zu sein. Dabei ist es nicht entscheidend, dass es gut Gründe für diese Änderungen gibt. Bei den Mitarbeitern führt das letztlich zu Demotivation und Unsicherheit. Macht man seine Entscheidungsprozesse hingegen transparent und bindet die Mitarbeiter ein, wird ein Großteil der Belegschaft diese Entscheidungen nicht nur verstehen sondern sogar mittragen. Die Einbindung der Mitarbeiter sorgt für zusätzliche Motivation. Sie können aus Ihrer erlernten Hilflosigkeit ausbrechen, da nicht mehr „alles von oben bestimmt wird“.

Ist Transparenz nur ein neuer Kontrollmechanismus für die Mitarbeiter?

Bei den Mitarbeitern kommt schnell das Gefühl auf, dass die neue Transparenz nur ein weiterer Kontroll-Mechanismus ist um die Leistung einzelner Mitarbeiter zu kontrollieren. Dieses Gefühl wird durch die (un-)bewusste Nichtweitergabe von Informationen und das permanente Treffen von Entscheidungen hinter verschlossenen Türen enorm verstärkt. Die Konsequenz ist, dass die Mitarbeiter selber Intransparenz schaffen. Sie geben nur Informationen weiter, die sie für unbedenklich halten. Informationen bei denen sie potentiell Schwierigkeiten bekommen könnten halten sie so lange unter Verschluss, wie sie nicht für jeden offensichtlich sind. Das führt dazu, dass Probleme nicht mehr offen angesprochen, Projektfortschritte geschönt und technische Schulden verschwiegen werden.

Nicht jeder kann mit Transparenz umgehen

Vor allem unsichere Mitarbeiter kommen häufig mit der gesteigerten Transparenz nicht zurecht. Sie haben Angst, dass Ihre (gefühlten) Unzulänglichkeiten zu Tage treten und sie möglicherweise Ihren Job verlieren. Bevor man von seinen Mitarbeitern vollständige Transparenz verlangt muss man dafür die entsprechende Basis legen. Die Basis besteht aus der selber gelebten Transparenz und einer Kultur des Vertrauens im gesamten Unternehmen. Vertrauen sich die Vorgesetzten und Mitarbeiter untereinander nicht, wird jeder Versuch komplette Transparenz zu schaffen scheitern. Niemand gibt Informationen preis, die im Zweifelsfall gegen einen verwendet werden können. Vertrauensbildend ist die Etablierung einer wohlwollenden Lernkultur. Die Mitarbeiter brauchen die Sicherheit, Fehler machen zu dürfen um daraus zu lernen. Schafft man diese psychologische Sicherheit, tauen auch die unsicheren Mitarbeiter auf und ein echter Kulturwandel kann starten.

Bereitstellung der Informationen

Um einen Overkill an Informationen zu vermeiden müssen die Informationen in strukturierter Weise verfügbar sein. Wenn niemand im Unternehmen in der Lage ist, die relevanten Informationen zu finden, dann bringt die beste Transparenz nichts. Ebensowenig ist es sinnvoll, wenn die Mitarbeiter Informationen auf fünf verschiedenen Kanälen zugespielt bekommen. Die Informationen sollen in sinnvoll strukturierter und einfach zugänglicher Art und Weise allen Mitarbeiter offen stehen. Wichtig ist auch, den Informationen den richtigen Kontext zu geben. Niemand kann, will und muss bei jeder Entscheidung dabei sein. Manchmal muss der Chef auch alleine Entscheidungen treffen. Gerade in diesen Situationen ist es besonders wichtig, den entsprechenden Kontext, die Hintergründe und Zusatzinformationen zeitnah zur Verfügung zu stellen. Hilfreich sind auch Rückfrage Runden. Hier haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, Fragen zu den aktuell getroffen Entscheidungen zu stellen und Feedback zu geben.

Es sollte immer die Devise gelten: Jeder kann alles wissen, aber niemand muss alles wissen. Die Strukturierung der Informationen erarbeitet man gemeinsam mit den Mitarbeitern. Hier helfen regelmäßige Befragungen, was gut und was verbesserungsbedürftig an der Informationsstruktur ist.

Fazit

Man kann noch so viele Transparenz-Initiativen ausrufen, wenn man nicht wirklich sicher sein kann wirklich alle (harten und weichen) Fakten zu kennen, muss man doch wieder Entscheidungen treffen (bzw. treffen lassen) unter der Maßgabe, dass nicht alles bekannt ist. Der gesamte Aufwand rechnet sich also nur bedingt.

Es reicht nicht lediglich Transparenz zu schaffen. Lern-, Feedback- und Mitbestimmungskultur – das muss man auch alles mit einrichten. Am einfachsten geht das in dem man das, was man von seinen Mitarbeitern erwartet jeden Tag vorlebt. Ihnen möglichst alle relevanten Informationen ohne Umwege und Zeitverzögerung zur Verfügung stellt. Im Idealfall so, dass sie jeder Mitarbeiter auf einfache Art und Weise im Zugriff hat.

Das ist anstrengend und erfordert einiges an Mut. Aber ohne Mut und Anstrengung gibt es keinen Wandel und ohne Wandel kommt man seinem Ziel, schneller und agiler auf dem Markt agieren zu können, nicht näher.

Haben Sie Fragen oder weitere Anregungen zum Thema Transparenz?

Beitragsbild von Oliver Schwendener auf Unsplash